Como fazer um planejamento de segurança em eventos?

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Um bom planejamento de segurança requer conhecimento técnico e a atuação de pessoal com treinamento especializado. Pensando nisso, pode ser a hora de considerar a contratação de uma empresa terceirizada com experiência e solidez no mercado para auxiliar nessa etapa.

Ainda assim, é importante que o gestor saiba quais itens são essenciais nesse planejamento. Dessa forma, mesmo que o serviço seja terceirizado, ele tem condições de avaliar melhor as propostas e o projeto apresentados. Vamos ver quais são eles?

Atente-se para a escolha do local

O local deve levar em conta o número de convidados e o tipo de público. Essa escolha é extremamente importante para garantir que todos sejam devidamente acomodados no dia do evento. Lembre-se: um lugar pequeno e superlotado representa graves riscos à segurança dos presentes. É imprescindível respeitar a capacidade do espaço.

Vale ressaltar que também é importante se informar sobre a criminalidade nas redondezas, o histórico de ocorrências de assaltos, as opções de estacionamento, a iluminação nas vias de acesso, a infraestrutura e a documentação do local, os itens de segurança contra incêndio, entre outros aspectos pertinentes.

Faça análise e identificação de riscos

É importante identificar possíveis riscos, como furto e roubo, vandalismo, incêndio, desmoronamento e similares. Os processos de análise e identificação de riscos podem ser otimizados por meio de testes feitos antes do evento. Dessa forma, é possível fazer ajustes prévios, caso necessário.

Essa análise também é fundamental para a criação de planos de contingência. Se qualquer imprevisto ou situação inadequada ocorrer, é indispensável que todos os responsáveis saibam como proceder corretamente.

Em caso de incêndio, por exemplo, é preciso ter um plano de evacuação e saídas adequadas. Já em casos de falta de energia elétrica, o ideal é contar com um gerador em diferentes pontos do local.

Obtenha todas as autorizações e licenças

Para cada tipo de evento, existem órgãos responsáveis por fiscalizar e emitir autorizações para sua realização. A falta de documentação correta pode causar multas e até o cancelamento do evento.

Para que todo o esforço empregado não seja em vão, é interessante conhecer quais são os documentos comumente exigidos nesse processo.

O mais importante deles é o Alvará de Funcionamento Temporário, válido para cada evento — o que significa que, a cada realização, um novo documento precisa ser emitido. Cada cidade tem suas exigências quanto à documentação a ser apresentada, mas normalmente são exigidos:

• contrato social ou estatuto;
• Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ);
• termo de responsabilidade específico e assinado;
• laudo técnico de segurança;
• comunicado aos órgãos de segurança, como Corpo de Bombeiros e Polícia Militar.

Em alguns casos, é preciso ter um plano de limpeza. Os signatários do pedido devem apresentar documentos de identificação, como RG e CPF. Além disso, é preciso obter autorização da Secretaria Municipal de Trânsito (SMT) e, em determinados casos, da responsável pela defesa do meio ambiente.

Dependendo do tipo do evento, licenças específicas são requeridas. É o caso da Vistoria Sanitária, realizada pela Agência Nacional de Vigilância Sanitária (Anvisa), em eventos que envolvem a manipulação e o consumo de alimentos, por exemplo.

Outro exemplo é o de eventos que farão uso de fogos de artifício. Para essas situações, há a necessidade de Autorização da Divisão de Produtos Controlados.

Se o evento inclui apresentações de artistas ou técnicos, como em shows, é preciso garantir o pagamento pertinente a direitos autorais ao Escritório Central de Arrecadação e Distribuição (Ecad). Esse processo pode levar de 15 a 90 dias, dependendo da cidade e da complexidade do evento. Portanto, é fundamental se antecipar para que tudo esteja pronto em tempo.

Tenha em mente que a ocorrência de acidentes em eventos sem as devidas autorizações pode gerar processos cíveis e criminais, além de criar uma imagem negativa para a empresa. Nenhum gestor deseja isso, não é mesmo?

Atente-se para o credenciamento dos funcionários

É necessário que todos os integrantes da equipe sejam identificados e divididos por área de atuação (staff, imprensa, segurança e outras). O crachá deve ser pendurado preferencialmente no pescoço, de modo a facilitar a identificação, e usado durante todo o evento.

Os funcionários devem ter uniforme padronizado que facilite o reconhecimento e a rápida identificação por todos os participantes, sejam convidados, sejam organizadores. Embora essa observação possa parecer um mero detalhe, é uma ação que contribui para um planejamento de segurança em eventos efetivo.

Tome cuidado com falsificações da identificação do público

A segurança na venda e na distribuição dos ingressos, bem como a identificação das pessoas que acessam o local do evento, é algo de grande importância. Por isso, a portaria deve ter profissionais habilitados e capazes de reconhecer ingressos falsificados, o que diminui consideravelmente o risco de prejuízos para o organizador.

Outra medida preventiva relacionada diretamente ao planejamento de segurança em eventos é a instalação de equipamentos, como identificadores de metal, e a presença de seguranças para controlar e proibir a entrada de armas brancas (como canivetes, facas e outros objetos cortantes que possam ser usados em confusões e causar acidentes).

Contrate uma empresa de segurança patrimonial

É recomendável contratar empresas de segurança patrimonial. Elas têm pessoal qualificado e estão acostumadas a lidar com o público e possíveis incidentes de forma profissional. Para que a segurança em eventos não seja prejudicada, a escolha de um prestador de serviço de qualidade é crucial.

Em primeiro lugar, confira se a empresa tem o efetivo de profissionais necessário. Quanto maiores forem a capacidade e o local, maior deve ser o número de agentes. Além disso, os seguranças devem ter treinamento constantemente atualizado. Isso permite que lidem com situações corriqueiras de forma eficiente e que não comprometa a experiência do evento.

Para não terminar arrependido da contratação, faça uma verificação completa sobre a atuação da empresa. Veja, por exemplo, se ela é autorizada a agir no ramo de segurança e se essa permissão ainda é válida. Também verifique seu histórico e o que pensam outros clientes.

Um grande volume de opiniões positivas, normalmente significa que essa escolha tende a ser acertada. Por fim, avalie se o estabelecimento oferece um plano específico para as suas necessidades. Assim, pode-se ter total confiança de que tudo sairá conforme o previsto.

Tenha uma brigada de incêndio

Esses profissionais estão aptos a fazer evacuação, resgate e combate em casos de incêndio ou desastres. Além disso, também podem ajudar a verificar o estado de conservação dos extintores existentes no local e até a providenciar sua substituição, caso necessário.

Ou seja, esse tipo de contratação vale muito a pena. A equipe da brigada de incêndio em geral realiza uma inspeção prévia no local para conhecer o espaço e montar um plano estratégico para o caso de incidentes. Dessa forma, os responsáveis pela organização do evento (e também os participantes) podem se sentir mais tranquilos e confiantes em relação ao planejamento de segurança.

Tenha um plano de contingência

O plano de contingência deve conter os procedimentos que serão adotados caso haja incidentes graves durante o evento, como tumultos, incêndios ou desmoronamentos.

É fundamental que todos os integrantes do staff (recepcionistas, imprensa, equipe de limpeza, segurança e outros) conheçam os procedimentos de emergência, tanto para que estejam capacitados a orientar os convidados quanto para sua própria segurança.